كشف الحضور اليومي

تسجيل حضور طلاب فصل في يوم دراسي، واعتماد اليوم، وإبلاغ أولياء الأمور بالغياب والتأخر.

ما الغرض منها

هنا يسجّل المعلم أو الإدارة حالة كل طالب في فصله كل يوم: حاضر أو متأخر أو غائب أو غائب بعذر أو مخصص، ثم يعتمد اليوم فيُغلق ويُبلَّغ أولياء الأمور.

من يستخدمها

تفتح الصفحة لمن يملك صلاحية «عرض كشف الحضور اليومي» للاطّلاع فقط، أو «تسجيل الحضور: كشف الحضور والبوابة والاستئذان»، «استيراد سجلات الحضور» للعمل فيها. في الأدوار الافتراضية: مالك المجموعة، المدير، عضو الفريق، مدير المدرسة، مشرف المرحلة، معلم، مرشد طلابي. وتُمنح هذه الصلاحيات لأي دور من الإعدادات ← الأدوار والصلاحيات.

خطوة بخطوة

«تصدير Excel» ينزّل الفصل واليوم الظاهرين ملفًا بالأعمدة نفسها، و«طباعة» تطبعه تحت ترويسة المجموعة مع المدرسة والفصل اللذين اخترتهما؛ والسبب الصحي «مرض» محجوب فيهما عمّن لا يملك صلاحيته، ويُسجَّل التصدير بعدد الطلاب.
يفتح الكشف على آخر فصل فتحته في هذا المتصفح، وإن فتحت رابطًا يسمّي فصلًا فُتح هو. ولمن يسجّل الحضور ولا يعتمد اليوم يظهر أعلى الكشف «فصول لم تُرصد اليوم» بكل فصل في مدارسه، يفتح كل منها كشفه، وبطاقة بعددها في الصفحة الرئيسية، وتختفيان حين تُرصد الفصول كلها.
اختر المدرسة ثم الفصل (في القائمة الطويلة يفتح منتقي الفصول، وفيه خانة بحث تكتب فيها جزءًا من اسم الفصل)، ثم اليوم: لا يُفتح إلا يوم دراسي من العام الحالي، ولا يوم لم يأتِ بعد. وتنقّل بين الأيام الدراسية بأزرار اليوم السابق والتالي.
«اليوم في المدرسة» بجانب «الفصل» يعرض يومًا واحدًا لكل طلاب مدارسك أو لمدرسة أو مرحلة أو صف، للقراءة فقط: حالة كل طالب ودقائق تأخره ووقت مسح بطاقته وفصله (يفتح كشف الفصل في ذلك اليوم). ضيّقه بـ«الغائبون فقط» (الغائب والغائب بعذر) أو «المتأخرون فقط»، وابحث باسم الطالب أو رمزه. يُطبع ويُصدَّر بالفلاتر نفسها، ولا عمود جوال فيه. والتسجيل يبقى في «الفصل».
من سجّل حضور طالب أو اعتمد اليوم أو عدّله أو قرّر عذره لا يظهر في الكشف، بل يُقرأ في «سجل العمليات» وحده: رابطه تحت كل طالب مسجَّل لمن يملك صلاحية ذلك السجل، ويفتح سجلات هذا التسجيل بعينه.
تحت اسم الطالب الذي غاب مؤخرًا يظهر «غاب 3 من آخر 10 أيام دراسية»: أيام غيابه، بعذر أو بدونه، في آخر 10 أيام دراسية لمدرسته قبل اليوم المفتوح؛ عدد أيام فقط بلا أسباب، ولا يظهر لمن لم يغب.
اختر لكل طالب حالته؛ وعلى الهاتف تضغط الحالة مباشرة من صف أزرار تحت اسمه، فلا يظهر حقل دقائق التأخر إلا مع «متأخر» ولا السبب إلا مع «مخصص»، ومن تركتَه دون حالة يُعطى حالة الدوام الافتراضية عند الاعتماد. وللمتأخر اكتب دقائق التأخر، ولك ملاحظة قصيرة. ولمن خرج من فصله إلى نشاط أو مهمة اختر «مخصص» وسببه من القائمة (نشاط أو مهمة أو أخرى؛ لا يُفتح عمود السبب ولا يُقبل إلا مع «مخصص»، وهو مطلوب حينئذ)، واكتب في الملاحظة أيَّ نشاط. ثم اضغط «حفظ»: تعود الصفحة وفيها ما حُفظ.
حين ينتهي الفصل اضغط «اعتماد»: يُعطى من لم تسجّل حضورهم حالة الدوام الافتراضية، ويُغلق اليوم، وتُرسل إشعارات الغياب والتأخر التي تطلبها قواعد الإشعار.
إن بقي غياب أو تأخر معتمد لم يُبلَّغ به أحد فاضغط «إشعار» لإبلاغ أولياء أمره.
«اعتماد كل فصول المدرسة» يعتمد اليوم لكل فصل مفتوح من المدرسة المختارة بضغطة واحدة، وتُرسل الإشعارات مرة واحدة عن كل سجل كما في اعتماد فصل واحد.
إن لم يُرسل إشعار لأن قناة الرسائل لم تكن مربوطة وقت الاعتماد فاضغط، بعد ربط القناة، «إعادة إرسال الإشعارات غير المرسلة»: تُكتب هذه الإشعارات مرة واحدة فقط عبر القناة المربوطة الآن، ولا يُعاد إشعار أُرسل أو ينتظر الإرسال، ولا تُرسل رسالة نصية بديلة عن واتساب.
لمن مُنح صلاحية «استيراد سجلات الحضور» على المجموعة أو على مدرسته: لاستيراد الحضور من ملف اضغط «استيراد من ملف».

كيف تعمل

سجلّ الحضور واحد لكل طالب في كل يوم ولكل دوام. والاعتماد يمنح كل طالب لم يُسجَّل حالة الدوام الافتراضية ويختم سجلات اليوم، ولا يُلغى. ومن اعتُمد يومه لا يُعدَّل إلا بمن يملك صلاحية تعديل الأيام المعتمدة، ويبقى اليوم معتمدًا. والغياب الذي يغطيه عذر معتمد يبقى «غائب بعذر» ويُربط بالعذر، ولا يصل عنه إشعار. «مخصص» طالب خارج الصف في نشاط أو مهمة: ليس غائبًا، فلا يصل عنه إشعار في الاعتماد ولا في الاعتماد التلقائي، وله عدّاد مستقل في الكشف واللوحة والتقارير، ولا يدخل في مقسوم نسبتَي الحضور والغياب، ولا يغيّره مسح لاحق على البوابة. ولمن يسجّل الحضور أن يختار «غائب بعذر» بنفسه دون عذر مسجّل ودون صلاحية الموافقة على الأعذار: لا يُحفظ له سبب، ولا يصل عنه إشعار؛ ومن أراد حفظ السبب أو إبلاغ وليّ الأمر فطريقه صفحة الأعذار. وصلاحيتك تحدد المدارس التي تظهر لك: فمن كانت صلاحيته على مدرسة واحدة لا يرى غيرها. أما سبب العذر أو الاستئذان «مرض» فهو بيان صحي: لا يظهر إلا لمن مُنح صلاحية رؤية السبب الصحي، ويرى غيره «سبب محجوب». وتُسجَّل كل عملية دون أسماء الطلاب أو أسباب الأعذار.

في الصفحة

الفصل واليوم: اختر المدرسة ثم فصلها (في القائمة الطويلة ابحث عنه باسمه)؛ ويُفتح آخر فصل فتحته (وإلا الفصل الأول من مدارسك) واليوم الدراسي الأخير تلقائيًا.
عدد الطلاب، وكم حاضر ومتأخر وغائب ومعذور ومخصص، وكم لم يُسجَّل بعد.
طلاب الفصل: اختر الحالة (على الهاتف بضغطة من صف الأزرار)، ودقائق التأخر، وسبب «مخصص» (لا يُفتح إلا مع «مخصص»)، وملاحظة. وتظهر هنا الأعذار والاستئذان لكل طالب.
«حفظ» يكتب الحالات التي اخترتها ويعيد الصفحة بما حُفظ؛ وعلى الهاتف يثبت شريطه أسفل الشاشة.
«اعتماد» يغلق اليوم ويرسل الإشعارات، و«إشعار» يبلّغ بما لم يُبلَّغ به، و«استيراد من ملف» للحضور من ملف، لمن يملك صلاحية الاستيراد على المجموعة أو على مدرسته.

أسئلة شائعة

ما معنى تحذير «لا قناة رسائل مربوطة»؟: اعتمدوا قوالب واتساب لدى Meta قبل أول يوم دراسي: الإشعار الذي يُكتب قبل اعتماد القالب لا يُرسل، ولا يُرسل بديلًا عنه رسالة نصية. اربطوا قناة واتساب (أو الرسائل النصية) من «الإعدادات ← الرسائل ← ربط الرسائل»، وراجعوا «نماذج رسائل الحضور»؛ ويبقى الإشعار مسجّلًا «لم يُرسل» في تقرير الرسائل.
لماذا ظهرت لي فصول ليست من فصولي اليوم؟: لأنك المناوب اليوم في «المناوبة الصباحية»: يفتح لك الكشف كل فصول المدرسة التي لها دوام اليوم لتسجّل حضورها فقط، دون اعتماد اليوم أو الأعذار أو الاستئذان أو التقارير أو التصدير أو الطباعة لتلك الفصول. وكل حضور تسجّله فيها يُدوَّن في سجل العمليات بصفتك المناوب. والمناوبة لليوم فقط، فلا يفتح لك يوم آخر من تلك الفصول، وتعود غدًا إلى نطاق دورك.
لماذا لا أجد اليوم الذي أريده؟: لأن اليوم ليس يومًا دراسيًا للمدرسة في تقويمها، أو لم يأتِ بعد، أو خارج العام الدراسي الحالي.
لماذا لا أستطيع تعديل يوم معتمد؟: تعديله يحتاج صلاحية تعديل الأيام المعتمدة؛ اطلبها من مدير المجموعة.
من يعتمد اليوم؟: يعتمد اليوم مدير المدرسة أو يُعتمد تلقائيًا في وقت الاعتماد التلقائي للدوام إن حُدِّد. والمعلم يسجّل الحالات ويحفظها، ويبقى اليوم مفتوحًا حتى يُعتمد.
لماذا لم يصل إشعار عن طالب غائب؟: لأن غيابه معذور، أو سُجِّل «مخصص»، أو سُجِّل بالاستيراد، أو لا وليّ أمر له يستلم الرسائل، أو سبق إبلاغه.