الردود التلقائية

ردود المجموعة الثابتة على الرسائل الواردة: بكلمة مفتاحية مثل «الموقع»، أو خارج أوقات الدوام، مع تصنيف المحادثة وإسنادها إن أردت.

ما الغرض منها

حين يكتب أحدٌ «الموقع» أو يراسل المجموعة ليلًا، يصله رد المجموعة فورًا دون أن ينتظر موظفًا. لكل رد نصّه الثابت، وقد يضع على المحادثة تصنيفًا ويسندها لموظف يتابعها.

من يستخدمها

تفتح الصفحة لمن يملك صلاحية «عرض الردود التلقائية» للاطّلاع فقط، أو «إدارة الردود التلقائية» للعمل فيها. في الأدوار الافتراضية: مالك المجموعة، المدير. وتُمنح هذه الصلاحيات لأي دور من الإعدادات ← الأدوار والصلاحيات.

خطوة بخطوة

1. اضغط «+ رد تلقائي جديد». الإضافة على خطوتين ثم مراجعة: «متى يرد» ثم «الرد»، و«التالي» يقول ما ينقص الخطوة إن نقصها شيء. في الخطوة الأولى اكتب اسم الرد، واختر نوعه.
2. للكلمة المفتاحية: اكتب الكلمات مفصولة بفاصلة، واختر «تحتوي الكلمة» أو «مطابقة تامة»؛ وهي ترد في أي ساعة. ولخارج الدوام: وقتا بداية الدوام ونهايته، أو علّم «طوال اليوم (24 ساعة)» ليرد في كل ساعة.
3. في «الرد» اكتب نصه كما سيصل، واختر تصنيفًا وموظفًا إن أردت. ثم «التالي: المراجعة»: الرد كما سيعمل، و«تعديل» بجانب كل سطر يعيدك إلى خطوته؛ ثم «إضافة الرد».
4. لتعديل رد: القلم في سطره؛ كل الأقسام مفتوحة فيه، فانتقل إلى ما تريد تغييره واحفظ من أي قسم. ولحذفه: سلة المهملات؛ يُسترجَع من «المحذوفة».

كيف تعمل

تُجرَّب الكلمات المفتاحية أولًا بترتيب إضافتها، ثم رد خارج الدوام إن وصلت الرسالة قبل بداية الدوام أو من نهايته أو في أيام عطلة المجموعة؛ ورد واحد على الأكثر لكل رسالة، ورد واحد مفعّل من نوع خارج الدوام. والساعات لرد خارج الدوام وحده: ساعات دوام المجموعة، وقتان في اليوم الواحد، البداية قبل النهاية، بتوقيت المجموعة نفسه؛ ويُرسل الرد خارجها وفي أيام العطلة، أو في كل ساعة إن علّمت «طوال اليوم (24 ساعة)». أما الرد بالكلمة فلا ساعات له: يرد في أي ساعة. يرد كل رد مرة في اليوم لكل محادثة، ولا يرد على محادثة رد عليها موظف خلال آخر يوم. وإذا كان رد سيُجيب رسالة، بكلمته أو لأنها وصلت خارج الدوام أو لأنه يرد طوال اليوم، ولم يُرسل لأن المحادثة أخذت ردّه خلال آخر 24 ساعة، كُتب ذلك تحت اسم الرد: «آخر مرة لم يُرسل: المحادثة أخذت ردّها خلال آخر 24 ساعة»، مع الوقت، ويُمحى حين يُعدَّل الرد. الكلمات حتى عشرين، كل منها 40 حرفًا على الأكثر، ولا يهم الهمز ولا التشكيل ولا حالة الأحرف. النص ثابت حتى 1000 حرف، ولا يُوضع فيه شيء من بيانات شخص. والتصنيف يوضع على المحادثة، والإسناد للموظف إن لم تكن مسندة، ويصله إشعار. وإذا كتب المُراسِل «إيقاف» أو STOP وصله تأكيد الإيقاف الثابت المعروض في الصفحة، ولا يرد عليه رد آخر. وإذا كتب بعدها «تشغيل» أو START في رسالة وحدها عادت إليه الرسائل الاختيارية ووصله تأكيد العودة الثابت المعروض في الصفحة، مرة لكل عودة، ولا يرد عليه رد آخر؛ ومن رقم لم يوقفها فهي رسالة كغيرها. وإذا شُغّل دليل المحادثة رد هو أولًا، وتوقفت الردود بالكلمات المفتاحية ما دام يعمل.

في الصفحة

• الردود المفعّلة، وما أُرسل في آخر 30 يومًا، وتأكيدات الإيقاف.
• الردود، والمحذوفة.
• لكل رد نوعه ومتى يرد ونصّه، والتصنيف والموظف، وكم أُرسل، وتحت اسمه آخر مرة لم يُرسل فيها إن حدث. القلم يعدّل، والسلة تحذف. عشرون ردًا في الصفحة.
• ما يصل المُراسِل إذا كتب «إيقاف» أو STOP، وما يصله إذا كتب بعدها «تشغيل» أو START، وترتيب الردود.
• «+ رد تلقائي جديد»: الاسم، والنوع، والكلمات أو الأوقات، والنص.

أسئلة شائعة

لماذا لم يرد النظام على من كتب؟

قد يكون رد عليه خلال آخر 24 ساعة، ويقول الرد ذلك تحت اسمه في القائمة: «آخر مرة لم يُرسل: المحادثة أخذت ردّها خلال آخر 24 ساعة»؛ أو رد عليه موظف خلال آخر يوم، أو لم تطابق رسالته كلمة، أو كان دليل المحادثة يعمل. جرّب من رقم لم يراسلك خلال آخر 24 ساعة.

لماذا لا أستطيع إضافة رد ثانٍ خارج الدوام؟

يُسمح برد واحد مفعّل خارج الدوام. عدّل الموجود، أو احذفه أولًا؛ ولا يُسترجع رد محذوف منه ما دام غيره مفعّلًا.